Xpério — Conception d’expériences scénarisées
La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les visiteurs du site, les prospects, les clients et, lorsque cela est applicable, les personnes participant aux projets réalisés avec Xpério, sur la manière dont leurs données personnelles peuvent être collectées, utilisées, conservées et protégées.
Xpério accorde une importance particulière à la confidentialité, à la minimisation des données et au respect de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
1. IDENTITÉ ET RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Le site xperio-consulting.fr présente les activités de Xpério, activité de conception d’expériences scénarisées exercée par :
Jean-Claude Bénard
Consultant en conception d’expériences scénarisées
Activité exercée dans le cadre du portage salarial
La société de portage salarial est :
OPENWORK
SIREN : 839 240 322
1 Parvis de la Défense
92800 PUTEAUX — France
Email de contact :
La détermination précise du responsable de traitement pour chaque traitement de données doit être appréciée en fonction de l’organisation contractuelle et des outils effectivement utilisés. Cette répartition doit notamment être validée avec la société de portage salarial avant publication définitive de la présente politique.
Le responsable de traitement est, au sens du RGPD, l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
2. DONNÉES COLLECTÉES VIA LE SITE
Xpério collecte uniquement les données nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont utilisées.
Lorsqu’une personne utilise le formulaire de contact ou adresse une demande à Xpério, les données susceptibles d’être collectées sont notamment :
- nom et prénom ;
- adresse électronique ;
- numéro de téléphone, lorsqu’il est communiqué ;
- entreprise ou structure représentée ;
- fonction, lorsqu’elle est communiquée ;
- contenu du message ;
- informations relatives au projet ou à la demande formulée.
Les informations demandées dans les formulaires doivent être limitées à ce qui est nécessaire à leur finalité. Lorsque certaines informations sont facultatives, leur caractère facultatif doit être indiqué au moment de la collecte.
3. DONNÉES COLLECTÉES DANS LE CADRE DES RELATIONS COMMERCIALES
Dans le cadre des échanges avec les entreprises, associations, collectivités, agences ou autres structures intéressées par les prestations Xpério, certaines données peuvent être utilisées afin de :
- répondre aux demandes d’information ;
- comprendre le projet présenté ;
- préparer une proposition commerciale ;
- organiser les échanges avec le client ;
- établir et suivre les documents contractuels ;
- assurer le suivi de la relation commerciale ;
- préparer et réaliser les prestations commandées ;
- assurer la facturation et le suivi administratif.
Ces données peuvent notamment concerner les interlocuteurs professionnels et les informations nécessaires à la réalisation du projet.
4. DONNÉES TRAITÉES DANS LE CADRE DES EXPÉRIENCES
Certaines prestations Xpério peuvent être conçues pour être utilisées auprès de groupes de participants.
Dans ce cadre, Xpério privilégie une conception reposant sur le strict nécessaire.
Lorsque l’expérience est conçue pour être déployée directement par le client ou ses propres équipes, Xpério n’a en principe pas vocation à collecter directement les données personnelles des participants.
Le client demeure alors responsable de la gestion des données qu’il collecte lui-même dans le cadre de son activité et de la mise en œuvre de l’expérience.
Lorsque la conception d’une expérience nécessite toutefois que Xpério traite certaines données personnelles pour le compte du client, les modalités applicables sont définies dans les documents contractuels correspondants.
Selon les circonstances, Xpério peut alors intervenir en qualité de sous-traitant au sens du RGPD et traiter les données uniquement pour les finalités définies par le client.
Le RGPD distingue notamment le responsable de traitement, qui détermine les finalités et les moyens, et le sous-traitant, qui traite les données pour le compte du responsable de traitement.
5. FINALITÉS DES TRAITEMENTS
Les données personnelles peuvent être traitées pour les finalités suivantes :
Relations avec les prospects
- répondre aux demandes de contact ;
- présenter les prestations Xpério ;
- comprendre les besoins exprimés ;
- préparer une proposition adaptée.
Relations avec les clients
- préparer et réaliser les prestations ;
- organiser les échanges nécessaires au projet ;
- assurer le suivi administratif et contractuel ;
- établir et suivre la facturation ;
- assurer le suivi de la relation commerciale.
Conception et réalisation des projets
Lorsque cela est nécessaire et prévu dans le projet :
- organiser les informations nécessaires à la conception ;
- adapter une expérience à un contexte particulier ;
- préparer les supports et documents nécessaires ;
- permettre le déploiement ou l’utilisation de l’expérience.
Fonctionnement du site
- assurer le fonctionnement et la sécurité du site ;
- répondre aux demandes adressées via les formulaires ;
- mesurer, lorsque cela est activé et autorisé, l’audience du site.
Xpério ne collecte pas de données personnelles dans le but de constituer des profils commerciaux des participants aux expériences.
6. BASES LÉGALES
Selon la nature du traitement, les données peuvent être traitées sur les bases légales suivantes :
Exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles
Notamment pour :
- répondre à une demande commerciale ;
- préparer une proposition ;
- réaliser une prestation commandée ;
- assurer le suivi d’un projet.
Obligation légale
Lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale applicable, notamment en matière administrative, comptable ou fiscale.
Intérêt légitime
Notamment pour :
- assurer le suivi de la relation avec les clients et prospects professionnels ;
- assurer la sécurité du site et des systèmes ;
- préserver les intérêts légitimes de l’activité ;
- améliorer les services proposés.
Consentement
Lorsque la réglementation l’exige, notamment pour certains cookies ou traceurs non nécessaires.
La base légale retenue doit correspondre à la finalité réelle du traitement concerné.
7. DESTINATAIRES DES DONNÉES
Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux personnes ou organismes nécessaires au fonctionnement de l’activité.
Il peut notamment s’agir :
- du consultant exerçant l’activité Xpério ;
- de la société de portage salarial, lorsque cela est nécessaire à la gestion administrative, contractuelle ou comptable ;
- des prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site et des outils utilisés ;
- des prestataires intervenant dans la réalisation d’un projet lorsque leur intervention nécessite légitimement l’accès à certaines informations ;
- des administrations ou organismes légalement habilités lorsque la transmission est obligatoire.
Les données personnelles ne sont ni vendues ni louées à des fins commerciales.
Les accès aux données doivent être limités aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions ou leurs missions. La CNIL recommande notamment de limiter les accès aux seules personnes habilitées.
8. DONNÉES TRANSMISES À DES PRESTATAIRES
Certains projets peuvent nécessiter l’intervention de prestataires externes, notamment dans les domaines de :
- la réalisation audiovisuelle ;
- le montage ;
- la production de supports ;
- l’hébergement ;
- la maintenance ;
- les outils numériques ;
- ou d’autres services nécessaires à la réalisation d’une expérience.
Lorsque l’intervention d’un prestataire implique un traitement de données personnelles pour le compte d’Xpério ou du client, les modalités correspondantes doivent être encadrées conformément à la réglementation applicable.
9. HÉBERGEMENT ET TRANSFERTS DE DONNÉES
Le site est hébergé par :
OVHcloud
Les données peuvent également être traitées par les différents prestataires techniques utilisés pour le fonctionnement du site et de l’activité.
Les éventuels transferts de données vers des pays situés hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen sont encadrés conformément aux exigences du RGPD lorsqu’ils existent.
Les informations définitives relatives aux prestataires, à leur localisation et aux éventuels transferts internationaux doivent être vérifiées avant publication en fonction des outils effectivement utilisés par le site.
10. DURÉE DE CONSERVATION
Les données personnelles sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles sont traitées.
À titre indicatif :
Demandes de contact et échanges avec les prospects
Les données peuvent être conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et, lorsqu’elles présentent un intérêt pour le suivi d’une relation commerciale, pendant la durée applicable à cette relation.
Données relatives aux clients et projets
Elles peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation du projet puis pendant les durées nécessaires au respect des obligations légales, contractuelles ou à la défense des droits.
Données comptables et administratives
Elles sont conservées pendant les durées imposées par les obligations légales applicables.
Données relatives aux participants
Lorsque Xpério traite exceptionnellement des données de participants pour le compte d’un client, leur durée de conservation est définie selon les besoins du projet et les instructions du responsable de traitement.
À l’issue des périodes applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la réglementation le permet ou l’impose.
Les durées définitives devront être harmonisées avec les procédures de la société de portage salarial et les outils réellement utilisés.
11. SÉCURITÉ DES DONNÉES
Xpério met en œuvre, dans la mesure de ses moyens et des risques associés aux traitements, des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles.
Ces mesures visent notamment à prévenir :
- les accès non autorisés ;
- la perte de données ;
- leur modification non autorisée ;
- leur divulgation ;
- ou toute utilisation incompatible avec leur finalité.
Les accès aux données sont limités aux personnes habilitées lorsque cela est nécessaire.
Le principe de protection des données dès la conception implique notamment de limiter par défaut les données traitées, leur durée de conservation et leur accessibilité au strict nécessaire.
12. DROITS DES PERSONNES
Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose, selon les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit d’effacement ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition ;
- droit à la portabilité lorsque ce droit est applicable ;
- droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Toute demande peut être adressée à :
Une réponse est apportée dans les délais prévus par la réglementation applicable.
13. RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL
Toute personne estimant que ses données personnelles ne sont pas traitées conformément à la réglementation peut introduire une réclamation auprès de la :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
14. COOKIES ET TRACEURS
Le site peut utiliser différents types de cookies ou traceurs, notamment :
- des cookies nécessaires au fonctionnement du site ;
- des cookies liés à certaines fonctionnalités ;
- des cookies de mesure d’audience, lorsqu’ils sont utilisés ;
- d’autres traceurs éventuellement associés à des services tiers.
Lorsque le consentement est requis, celui-ci est recueilli avant l’utilisation des cookies ou traceurs concernés.
Les informations détaillées relatives aux cookies sont présentées dans la Politique de gestion des cookies du site.
15. ABSENCE DE COLLECTE SYSTÉMATIQUE DES DONNÉES DES PARTICIPANTS
Les expériences conçues par Xpério ont vocation à faire vivre des expériences à des groupes et à des publics très différents.
Le fait qu’une personne participe à une expérience Xpério ne signifie pas que ses données personnelles soient nécessairement collectées par Xpério.
Lorsque l’expérience est déployée par une entreprise, une association, une résidence, un centre de formation, une agence ou toute autre structure cliente, celle-ci reste responsable des traitements qu’elle réalise directement auprès de ses participants, sauf disposition contractuelle contraire.
Xpério privilégie ainsi une conception permettant, lorsque cela est possible, de faire vivre l’expérience sans collecter inutilement de données personnelles.
16. DONNÉES SENSIBLES
Xpério n’a pas vocation à collecter des données personnelles sensibles dans le cadre normal de ses activités de conception d’expériences scénarisées.
Les clients et partenaires sont invités à ne transmettre que les informations strictement nécessaires à la réalisation du projet.
Lorsque la nature particulière d’un projet devait nécessiter le traitement de données relevant de catégories particulières de données personnelles, les conditions spécifiques applicables seraient examinées préalablement avec le client et encadrées conformément à la réglementation.
17. LIENS VERS DES SERVICES TIERS
Le site peut comporter des liens ou intégrer certains services proposés par des tiers.
Ces services peuvent appliquer leurs propres politiques de confidentialité et leurs propres règles concernant les cookies et les données personnelles.
Xpério recommande aux utilisateurs de consulter les politiques applicables aux services concernés lorsqu’ils les utilisent.
18. MODIFICATION DE LA POLITIQUE
La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte :
- de l’évolution des activités Xpério ;
- de l’évolution du site ;
- de l’utilisation de nouveaux outils ou services ;
- des évolutions réglementaires ;
- ou de toute modification des modalités de traitement des données.
La version publiée sur le site est la version applicable à la date de consultation.
19. CONTACT
Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de données personnelles, vous pouvez contacter :
Xpério — Jean-Claude Bénard
Consultant en conception d’expériences scénarisées
contact@xperio-consulting.fr